Wegwijs in de begrippen
Vragen:
Wat is een functieanalyse?
Wat is een competentieanalyse?
Waarom zou je een competentieanalyse uitvoeren?
Waar (of hoe) vind je een goed competentiewoordenboek?
Hoe evolueer je van een functieprofiel naar een competentieprofiel?
Aan welke eisen moet een competentieprofiel voldoen?
Wat is classificatie van competenties?
Competentieniveaus.
Methodieken voor competentieanalyse.
Antwoorden:
Functieanalyse is het op systematische wijze verzamelen van gegevens over de inhoud van de functie en de eisen die de vervulling ervan met zich meebrengt. Het resultaat van een functieanalyse is een functieprofiel.
Een competentieanalyse is een proces waarbij je de gewenste competenties verzamelt voor een functie. Competenties kunnen zowel kennis, vaardigheden als attitudes zijn. Je omschrijft de competentie met bijhorende gedragsindicatoren die nodig zijn voor de uitvoering van een takkenpakket, functie of groep van functies. Het resultaat van een competentieanalyse is een competentieprofiel voor een specifieke functie(groep).
Vanuit de visie van Complead, geef je aandacht aan en ruimte voor de individuele talenten en ambities van je medewerkers.
Competentieanalyse kan je vanuit verschillende invalshoeken in je organisatie binnenbrengen:
• Vanuit de missie, de visie én de werkprocessen van een organisatie worden verschillende functies afgelijnd. Vanuit het organigram kan je bevoegdheden en resultaatsgebieden in kaart brengen. Analyse van de resultaatsgebieden kan leiden tot het opmaken van functie- en competentieprofielen.
• Een openstaande vacature, een reorganisatie binnen de afdeling of een nieuwe wending in het evaluatiebeleid kan ook een aanzet zijn naar competentieanalyse.
Waarom zou je een competentieanalyse uitvoeren? (overzicht vragen)
Als je beslist om met competentiemanagement aan de slag te gaan, dan is het ontwikkelen van competentieprofielen een belangrijke eerste stap. Ze vormen de draaischijf van het competentiemanagement. Deze profielen kan je in verschillende processen van je personeels- of medewerkersbeleid gebruiken.
Een competentieprofiel heeft een aantal belangrijke voordelen tegenover het functieprofiel.
Voor de organisatie hebben ze als voordeel:
• Dat ze sterker aansluiten bij de strategie van je organisatie en daardoor meer gericht zijn op de lange termijn.
• Dat ze in vaste begrippen worden geformuleerd die aansluiten bij de cultuur van je organisatie.
• Dat ze een ideale basis vormen voor het opzetten van ontwikkelingstrajecten of het nemen van selectiebeslissingen.
• Dat ze organisatiedoelen verbinden met de individuele bijdrage en motivatie van de medewerkers.
Voor de teamleiders hebben ze als voordeel:
• Dat ze een overzichtelijk kader voor ontwikkeling, coaching en evaluatie bieden.
• Dat ze de positie van de teamleider duidelijk stellen, als ze doorheen de hele organisatie gedragen worden. Want dan vormen de competentieprofielen een partnerschap tussen de teamleiders en de personeelsdirectie of het algemeen beleid.
Bij de medewerkers zorgen ze voor:
• Een heldere communicatie over de verwachtingen van een job.
• Een handig instrument om de eigen ontwikkeling in kaart te brengen.
• Een basis en houvast bij functionerings- en evaluatiegesprekken.
• Een kans om talent te ontdekken.
• Een duidelijk verband tussen de prestatie en de individuele bijdrage aan de organisatiedoelen.
Waar (of hoe) vind je een goed competentiewoordenboek? (overzicht vragen)
Het competentiewoordenboek van een organisatie is de verzameling van ‘alle’ relevante competenties die de organisatie nodig heeft. Deze lijst met competenties is niet gekoppeld aan een specifieke functie of job.
Als je samen met je team de competentieprofielen opstelt, leidt dit tot een competentielijst die
geënt is op de cultuur van je organisatie. Het woordenboek is dan specifiek voor jullie werking en vormt een gemeenschappelijke taal.
Belangrijke elementen voor een bruikbaar competentiewoordenboek zijn:
• Duidelijk geformuleerde competenties die ook voldoende afgebakend zijn.
• Een uitwerking in beschrijvende gedragsindicatoren die herkenbaar zijn binnen je organisatie.
• De competenties zijn meetbaar en observeerbaar omschreven, eventueel in verschillende, al dan niet hiërarchische, niveaus.
Het competentiewoordenboek is een basisdocument in de organisatie dat niet statisch is. Mettertijd kunnen de competenties verfijnd worden of concreter omschreven, zolang het de concrete bruikbaarheid ten goede komt.
De opbouw van een competentiewoordenboek kan sterk verschillen per organisatie. Je kan je laten inspireren door bestaande competentiewoordenboeken van gelijkaardige organisaties. Maar een competentiewoordenboek ontwerpen dat in elke organisatie bruikbaar is, dat is een onmogelijke opdracht.
Hoe evolueer je van een functieprofiel naar een competentieprofiel? (overzicht vragen)
Een functieprofiel is een omschrijving van wat er gedaan moet worden. Met een competentieprofiel ga je een stukje verder. Dan stel je ook de vraag hoe iets gedaan moet worden en welke kennis, vaardigheden en attitudes je daarvoor nodig hebt. Je kan hier ook ruimte maken voor de drijfveren, de energie, de goesting en de waarden en normen van medewerkers.
Een functieprofiel
• Geeft aan wat een functie precies inhoudt.
• Is een oplijsting van de taken.
• Schetst naast de nodige kennis, vaardigheden ook de verantwoordelijkheden.
• Is altijd gelinkt aan een functie of functiefamilie, die opgenomen is in het organigram van een organisatie.
• Heeft een bepaalde verhouding tot de andere functies binnen het organigram.
• Past binnen het prestatiemanagement. Het kan de basis zijn voor een evaluatie van prestaties, bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek.
Een competentieprofiel
• Is gebonden aan een functie of rol binnen de organisatie, maar legt de klemtoon meer op het waarom van de taken en hoe deze moeten uitgevoerd worden.
• Geeft aan welke competenties er nodig zijn bij een medewerker om een bepaalde functie uit te oefenen.
• Houdt niet alleen rekening met de functie maar ook met de context. Zo staan ook de kerncompetenties van een organisatie in een competentieprofiel.
• Is gericht op de ontwikkeling van je medewerkers. Competenties zijn de bouwstenen voor verdere groei.
Fiche 1: Voorbeeld: van functieprofiel naar competentieprofiel. RC Sint Lievenspoort – Paramedi